매달 처음부터 다시 하는 일
청구, 자료 요청, 보고서, 알림, 데이터 입력을 매번 손으로 다시 만듭니다.
워크플로우 시스템 및 자동화 · 뉴욕 & 뉴저지
매달 반복되는 업무, 이제 사람이 아닌 시스템이 실행합니다.
전화, 문자, 엑셀에 흩어져 사장님 혼자 처리해야 했던 수작업을, 팀원들과 함께 공유하고 운영할 수 있는 시스템으로 정리합니다. 그 위에 꼭 필요한 부분에만 AI를 결합합니다.
업무 하나로 작게 시작하고, 필요할 때만 키웁니다.
오늘 · 2월 12일 (월)미처리 4건
| 시각 | 할 일 | 상태 |
|---|---|---|
| 09:30 | 예약 확인 · 2명 | 확인 대기 |
| 10:15 | 서류 누락 · K-1 | 업로드 링크 발송됨 |
| 11:00 | 인보이스 #1042 | 발송 준비 |
| 14:00 | follow-up · 3건 | 초안 있음 |
- 오늘 할 일이 한 화면에
- 누락된 것은 표시되고, 요청은 이미 나갔습니다
- 다음에 할 일이 초안까지 준비됩니다
퇴근 후에도 따라오는 일
사장님이 직접 움직여야만 비즈니스가 돌아간다면, 아직 제대로 된 시스템이 아닙니다.
업종은 달라도 안에서 반복되는 운영 문제는 놀랄 만큼 비슷합니다.
직원이 퇴사하면 업무 방식도 사라집니다
직원이 그만두면 일을 처리하던 순서와 노하우까지 함께 사라집니다.
서로 다른 도구들이 연동되지 않고 겉돕니다
전화, 메시지, 이메일, 문서, 엑셀 사이에서 같은 내용을 다시 옮기고 인수인계를 놓칩니다.
사장님은 늘 대기 중입니다
반복적인 판단과 응답까지 사장님을 기다리느라 더 중요한 일이 밀립니다.
일하는 방식
한 달 뒤에야 결과를 확인하는 것이 아니라, 2~3일마다 직접 작동해 볼 수 있는 화면을 검토합니다.
실제 업무 방식을 먼저 파악하고, 가장 작은 유용한 버전을 만든 뒤, 2~3일마다 직접 써볼 수 있는 화면으로 함께 확인합니다.
- 01
업무 흐름을 파악합니다
현재의 작업 순서뿐만 아니라 예외 상황, 인수인계 과정, 그리고 기성 프로그램이 놓치기 쉬운 현장만의 암묵적 규칙까지 꼼꼼히 짚어냅니다.
- 02
유용한 핵심부터 만듭니다
거대한 기능 목록 대신 실제 병목 하나를 줄이는 가장 작은 시스템부터 시작합니다.
- 03
2~3일마다 함께 확인합니다
고치기 쉬울 때 작동 화면을 보고 피드백해 방향이 어긋나는 시간을 줄입니다.
- 04
인수인계 후 지속 가능하게 관리합니다
팀원들이 바로 사용할 수 있는 업무 흐름과 명확한 역할(R&R), 그리고 상호 합의된 출시 후 지원 방안을 인수인계합니다.
불편한 곳부터 시작
오늘은 업무 하나. 필요해지면 연결된 운영 시스템으로.
서로 다른 세 가지 상품이 아니라 하나의 성장 사다리입니다. 가장 불편한 업무부터 시작하고, 다음 단계로의 연결이 가치가 있을 때만 범위를 확장합니다.
- 01 · 시작
업무 하나 자동화
문의 응대, 청구, 자료 수집, 반복 데이터 처리처럼 되풀이되는 업무 하나에 안정적인 흐름을 만듭니다.
- 02 · 연결
여러 업무 연결
사람과 도구 사이의 인수인계를 연결해 같은 정보를 단계마다 다시 입력하지 않게 합니다.
- 03 · 운영
맞춤 운영 시스템
예약, 운영, 청구, 보고, 물류를 사업에 맞는 하나의 시스템으로 연결합니다.
무엇을 받게 되나요
첫 구축이 끝나면, 팀이 바로 쓸 수 있는 결과물이 손에 남습니다.
전략 문서가 아닙니다. 매일 업무를 돌리는 데 실제로 쓰는 업무 흐름과 화면, 인수인계 자료를 드립니다.
업무 흐름 지도
문의, 확인, 일정, 청구, 후속까지 일이 실제로 어떻게 흘러가는지 한눈에 보이게 정리합니다.
간단한 운영 화면
오늘 할 일, 확인 대기, 누락된 정보, 다음에 할 일을 한 곳에서 보여줍니다.
직원도 따라 하는 업무 문서(SOP)
업무가 한 사람 머릿속에만 남지 않도록 순서를 문서로 정리합니다.
예약·청구·후속 흐름
예약 확인, 청구서 준비, 고객 후속처럼 반복되는 일을 명확한 규칙대로 돌아가게 설정합니다.
직원 인수인계 가이드
역할과 인수인계 사항을 정리해, 바쁜 날이나 새 직원이 와도 업무가 멈추지 않게 합니다.
구축 후 지원
교육, 수정, 개선까지—실제로 쓰면서 시스템이 계속 좋아지도록 함께합니다.
왜 Oplo Works인가
현장을 들을 만큼 가깝고, 실제로 만들 만큼 기술적입니다.
문서가 아니라 작동하는 시스템
조언으로 끝나는 것이 아니라 실제 업무일에 팀이 사용하는 시스템을 목표로 합니다.
한·영으로 직접 소통
중간 단계를 거치며 비즈니스의 맥락이 왜곡되지 않도록, 한국어와 영어로 직접 소통하며 구축합니다.
기술보다 업무 흐름 먼저
먼저 업무를 정리하고, 그 흐름을 안정적으로 담을 수 있는 가장 작은 기술을 AI까지 포함해 선택합니다.
구축 후에는
만들어 놓고 사라지지 않습니다.
첫 버전은 실제 현장에서 돌아가도록 만들고, 쓰면서 개선합니다. 팀 교육은 물론, 지금 쓰는 도구는 살릴 수 있는 만큼 그대로 살립니다.
교육과 문서화
팀에 시스템 사용법을 직접 안내하고, 사장님 없이도 따라 할 수 있는 자료를 남깁니다.
쓰던 도구는 최대한 그대로
Google Sheets, Gmail, QuickBooks, Square처럼 쓰던 도구는 살리고, 꼭 연결해야 할 부분만 새로 잇습니다.
쓰면서 개선
첫 버전은 시작점입니다. 실제 현장에서 생기는 예외와 특수 상황을 반영하며 다듬어 갑니다.
필요할 때 이어지는 지원
원하시면 유지보수와 지속적인 개선까지—직접 이해하고 운영할 수 있는 시스템이 남습니다.
자주 묻는 질문
묻기 전에, 먼저 답합니다.
Oplo Works가 NY·NJ 로컬 비즈니스의 일을 먼저 정리하고 자동화하는 방식에 대한 짧고 직접적인 답변입니다.
Oplo Works는 어떤 비즈니스와 잘 맞나요?
같은 업무가 여러 사람의 손을 거치는 비즈니스입니다. 접수, 배정, 서류, 승인, 청구로 일이 이어지고, 한 단계라도 누락되거나 지연되면 실제 비용이 발생하는 곳이요. 여러 직원이 하나의 업무 흐름에 관여하고, 정보가 전화·문자·이메일·엑셀에 흩어져 있고, 그 한가운데서 사장님이 병목이 되어 있는 상태라면 잘 맞습니다. 체크리스트 하나로 해결될 일이라면, 아직 시스템이 필요 없다고 솔직하게 말씀드립니다.
AI를 쓰려면 먼저 새 소프트웨어가 필요한가요?
아니요. 지금 쓰는 도구(전화·문자·이메일·엑셀)에서 시작해 실제 업무 흐름부터 정리합니다. AI와 자동화는 그 다음, 반복 업무를 실제로 줄여주는 곳에만 붙입니다.
왜 AI보다 workflow가 먼저인가요?
정리 안 된 업무 위에 AI만 얹으면 혼란을 자동화할 뿐입니다. 무엇이 들어오고, 어떤 단계가 이어지고, 누가 누구에게 넘기는지를 먼저 정리해야 자동화가 제대로 효과를 냅니다.
AI가 고객 메시지와 reminder를 처리할 수 있나요?
반복되는 부분은 가능합니다. 자주 묻는 질문, 예약 reminder, follow-up은 자동화하고, 판단이 필요한 건 사장님께 그대로 전달됩니다.
NY/NJ 한인 비즈니스에도 맞나요?
네. NY와 NJ의 한인 로컬 비즈니스와 한국어·영어로 함께 일하며, 이 비즈니스들이 실제로 어떻게 돌아가는지 이해하고 있습니다.
Oplo Works는 무엇부터 만드나요?
가장 작은 유용한 버전부터입니다 — 보통 명확한 반복 업무 하나를 없애는 workflow 하나를 먼저 만들고, 검토·개선한 뒤 확장합니다.
쓸모 있는 첫 대화
계속 반복되는 그 일을 보여주세요.
지금 자동화해야 할 영역, 사람이 직접 판단해야 할 영역, 그리고 아직은 시스템화할 단계가 아닌 부분을 명확히 분류해 드립니다.
반복 업무 하나부터 정리하기
부담 없이 이야기하세요. 맞춤 시스템이 답이 아니라면 솔직히 말씀드립니다.